Vrijwilligers gezocht voor activiteiten

op maandag 05 augustus 2024

Velen gingen je al voor en zitten in een commissie of werken mee met de organisatie van sportieve-, gezellige- of onderhoudsactiviteiten. Maar er is altijd nog plaats om vrijwilliger te worden.

Vind je het belangrijk dat onze vereniging op alle fronten goed blijft functioneren?

Meld je dan aan voor een vrijwilligersfunctie of kom bij een van onze commissies. Heb je in het verleden al je steentje bijgedragen? Je hulp en energie blijven meer dan welkom!

 

Aanmelden kan via vrijwilligerscoordinator@tvzuidberghuizen.nl
Om het je gemakkelijk te maken hebben we de ‘vacatures’ bij TZB op een rijtje gezet. Wil je niet een vaste activiteit, maar wel een keer de handen uit de mouwen steken? Dat kan natuurlijk ook.

Namens alle leden van TZB en het bestuur, bij voorbaat hartelijk dank!

 

OVERZICHT VACATURES

• Voorzitter
• Penningmeester
• Vertrouwenscontactpersoon
• Coördinator Bardienst
• Lid onderhoudsploeg
• Vrijwilligerscoordinator
• Lid sponsorcommissie
• Incidenteel helper

 

VOORZITTER

Kerntaak
Leiding geven aan de gehele vereniging, oftewel het bestuur van de tennisvereniging. De voorzitter draagt er zorg voor dat de sport (zowel prestatief als recreatief) kan worden beoefend en dat de sportiviteit in zowel teamverband als individueel wordt beoefend en uitgedragen. Het hoofdbestuur laat zich adviseren door alle commissies.

Takenpakket
Leiding geven aan en toezicht houden op het verenigingsleven:

• Zorg dragen voor naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, de voorschriften van de KNLTB en andere reglementen en bepalingen van officiële instanties;
• De algemene ledenvergadering (ALV) en de periodieke bestuursvergaderingen leiden;
• Verantwoordelijk voor een gedegen organisatiestructuur;
• Verantwoordelijk voor de aansturing van de commissies;
• Bepaalt het verenigingsbeleid in samenspraak met overige bestuursleden en commissies;
• Laat zich periodiek informeren door de commissies;
• Officieel woordvoerder van de vereniging;
• Contactpersoon naar gemeentelijke instanties;
• Bezoeken KNLTB vergaderingen;
• In overleg met de secretaris zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar het verenigingsnieuws;
• Contacten met de tennisleraar.

 

PENNINGMEESTER
De specifieke taken van de penningmeester bestaan uit het beheren van de financiën. De penningmeester is verantwoordelijk voor de inning van de contributies, de lesgelden en overige inkomsten. En de betalingen van de ontvangen facturen. Daarnaast bekijkt de penningmeester of de plannen van het bestuur financieel haalbaar zijn en vertaalt hij het beleid naar een financieel overzicht. Voor deze functie is het handig wanneer je bekend bent met Excel en internetbankieren, maar voor de rest heb je het meest een frisse kijk op de vereniging en een collegiale opstelling. De penningmeester wordt in de dagelijkse praktijk ondersteund door de financiële commissie. Deze zorgt voor de volgende zaken:

• Verzorgen van de financiële administratie;
• Verzorgen van de ledenadministratie;
• Klaarzetten van de betaalopdrachten en incassobatches.

 

Takenpakket:

• Goedkeuren betaalopdrachten en incassobatches;
• Opstellen van de jaarbegroting;
• Opstellen van het jaarverslag.

Naast de ongeveer 8 bestuursvergaderingen per jaar gaat er wat extra tijd zitten in het opstellen van de begroting en het jaarverslag in de maand januari. Gelukkig zijn we een financieel gezonde vereniging waardoor het voor de penningmeester prettig werken is.

 

VERTROUWENSCONTACTPERSOON
We zijn op zoek naar een mannelijke vertrouwenscontactpersoon.

Wat doet de vertrouwenscontactpersoon?
Je kunt met de vertrouwenscontactpersoon sparren over ongewenst gedrag. De vertrouwenscontactpersoon streeft ernaar problemen uit de wereld te helpen door bemiddeling.

De vertrouwenscontactpersoon heeft een puur adviserende rol. De vertrouwenscontactpersoon luistert naar het verhaal van de melder en zoekt mee naar mogelijkheden om de situatie op te lossen. Informatie wordt vertrouwelijk behandeld en er worden geen acties verricht waar de betrokkene geen weet van heeft. De vertrouwenscontactpersoon heeft geen meldplicht richting de KNLTB over de identiteit van de betrokkene, maar geeft de betrokkene wél uitleg of en zo ja wanneer er een meldplicht geldt. De vertrouwenscontactpersoon zal de beroepsorganisatie (periodiek) informeren over de aard en omstandigheden van de adviesvragen (zodat beleid daarop afgestemd kan worden). De vertrouwenscontactpersoon kan behulpzaam zijn bij het indienen van een melding bij de vereniging, sportbond of politie, of ondersteuning blijven bieden tijdens een procedure. Goed om te weten: de vertrouwenscontactpersoon doet zelf geen onderzoek en is niet betrokken bij het toepassen van sancties.

De vertrouwenscontactpersoon kan ook begeleiden, ondersteunen en helpen als het vermoeden eventueel gemeld moet worden bij het bestuur.  Als dit anoniem moet gebeuren dan kan de vertrouwenscontactpersoon namens de melder optreden als intermediair.  Ook geeft hij/zij nazorg en houdt je op de hoogte van de voortgang en eventuele afhandeling van de melding.  Ook als er sprake is van onterechte verdenking van grensoverschrijdend gedrag, is de vertrouwenscontactpersoon de aangewezen persoon om mee in gesprek te gaan.

Voor de duidelijkheid; onsportief gedrag is nog geen misdraging
Wees er van bewust dat onsportief gedrag nog geen misdraging is. Onder een misdraging wordt verstaan ‘Een overtreding van een van de gedragscodes of een ernstige overtreding van het geldende reglement en statuten van de KNLTB dan wel de tennis- en/of padelvereniging’. Er bestaan verschillende gradaties van misdragingen: van uitschelden, bedreigen of vernielen tot fysiek geweld, doping, matchfixing en seksuele intimidatie. 

Kenmerken  van de vertrouwenscontactpersoon

• is sociaal vaardig en representatief;
• beschikt over communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk);
• heeft adviesvaardigheden;
• is onafhankelijk;
• is opgeleid om als vertrouwenscontactpersoon te fungeren (of bereid opleiding daartoe te volgen);
• De vertrouwenscontactpersoon is verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen.

 

LID ONDERHOUDSPLOEG
De Onderhoudsploeg is verantwoordelijk voor het onderhoud van de banen, het groen op en rondom het park, en alle andere voorkomende werkzaamheden om ons tennispark netjes te houden. De onderhoudsploeg kan je hulp hierbij zeer goed gebruiken. 

Samen met andere TZB leden zorg je op de woensdagochtend voor het onderhoud van ons tennispark. Wat zoveel inhoudt als de banen en netten in conditie houden (borstelen, bladblazen, checken of de banen bespeelbaar zijn e.d.) en verricht je klussen in en om ons clubgebouw. Verder houd je in de gaten of de tennisaccommodatie aan veiligheidseisen voldoet. Ook signaleer je defecten en wensen voor zover deze niet meteen kunnen worden opgelost. Verder denk je mee bij het opstellen van het Jaarplan onderhoud.

Tijdsbesteding

Gemiddeld 3-4 uur per week.

 

VRIJWILLIGERSCOORDINATOR
De taken van de vrijwillgerscoordinator zijn:

• Zorgt voor een planmatige aanpak van werving en behoud van vrijwilligers.
• Stelt het vrijwilligersbeleid op i.o.m. het bestuur en stelt deze jaarlijks bij.
• Adviseert het bestuur en commissies over het vrijwilligersbeleid.
• Coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en de deskundigheidsbevordering. Brengt het vrijwilligerspotentieel in kaart.
• Maakt een vrijwilligersplanning waarin de toekomstige vrijwilligerbehoefte wordt omschreven en daarbij behorende acties.
• Behartigt de belangen van de vrijwilligers, zoals onkostenvergoeding, waardering en verzekering.
• Is verantwoordelijk voor het lief en leed potje.
• Stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van vrijwilligers.
• Zorgt voor een goede en duidelijke afspraken over de werkzaamheden en de wijze waarop en de condities waaronder deze worden uitgevoerd en stimuleert dat deze schriftelijk worden vastgelegd.
• Is aanspreekpunt voor de vrijwilligers.
• Zorgt voor de jaarlijkse kerstattentie.
• Regelt de VOG voor de vrijwilligers
• Is verantwoordelijk voor de AVG
• Communiceert de verschillende activiteiten/bestuursbesluiten etc. op de clubapp

 

COÖRDINATOR BARDIENST
Als Coördinator Bardienst verstuur je 2x per jaar naar bijna alle leden een e-mail dat ze hun eigen bardiensten kunnen plannen voor het komende half jaar. Ieder lid dient per kalenderjaar minimaal 2 tot 3 keer een bardienst te draaien, zodat het clubgebouw geopend kan zijn. Uitzonderingen zijn de vrijwilligers die in een commissie zitten, leden jonger dan 18 jaar en leden boven de 65 jaar. Deze zijn vrijgesteld van het draaien van een bardienst. De vrijwilligers die in een commissie zitten en leden boven de 65 jaar mogen zich natuurlijk wel vrijwillig inschrijven. Als leden zichzelf niet inplannen, plant de coördinator zelf hun bardiensten in. Na het inplannen krijgt iedereen automatisch bericht wanneer ze hun bardienst moeten draaien. Er is een handout aanwezig hoe je het bovenstaande het beste kunt aanpakken.

Ook plant de Coördinator Bardienst bardiensten die zijn afgezegd. Deze afzeggingen komen binnen via bardienst@tvzuidberghuizen.nl. Mails die binnenkomen op dit adres, worden automatisch doorgezet naar het mailadres van de Coördinator Bardienst.

 

LID SPONSORCOMMISSIE
Sponsorgelden zijn een belangrijke inkomstenbron voor TZB. Als lid van de sponsorcommissie zorg je dat de relaties met bestaande sponsoren wordt onderhouden en nieuwe sponsoren worden aangetrokken. Voor evenementen, zoals het Bloementoernooi gaat dit in samenwerking met de organiserende commissie. De sponsorcommissie heeft vrijheid voor nieuwe ideeën / creativiteit en overlegt dit met de voorzitter.    

Hoofdtaken lid sponsorcommissie:

• Onderhoud met bestaande sponsoren waaronder contractverleningen of aanpassingen.
• Werven van nieuwe sponsoren.
• Eéns per jaar organiseren van een evenement voor sponsoren in samenwerking met het bestuur of andere commissies.
• Leden van TZB benaderen om”Vriend van TZB” te worden.
• Bestaande sponsoren ruim voor aflopen van de sponsorovereenkomst benaderen met het doel om het bestaande contract te verlengen.
• Alle bedrijven benaderen die nog geen sponsor zijn maar wel een relatie hebben met TZB.
• Alle leden met een eigen onderneming (voor zover bekend) en die nog geen sponsor zijn benaderen.
• Leden benaderen die binnen hun werkgeverskring sponsoring kunnen bewerkstelligen.

Functie eisen

• Kennis:              Netwerk met ondernemers in Oldenzaal e.o. is een pre
• Vaardigheden:   Contactonderhoudend vermogen. Goede sociale vaardigheden      
• Benodigde tijd:  Zeer ad-hoc naar eigen inzicht in te delen

 

INCIDENTEEL HELPER
Wil je niet vast bij een van de commissies, maar wil je wel een keer helpen bij het organiseren van een activteit of op een andere manier helpen? Meld je dan aan als incidenteel helper. Je naam komt dan op een lijst met vrijwilligers die zo af en toe gebeld kunnen worden door iemand uit een commissie.